Zgoda na przetwarzanie danych vs. informacja o ochronie danych osobowych
W dzisiejszym internetowym świecie, miema praktycznie firmy, która nie kontaktowala się ze swpoimi klientami online.
Warto wiec wiedzieć jak poruszać się w złożonym środowisku zasad i wymogów dotyczących prywatności danych.
Obszarem, który często rodzi pytania, jest to, kiedy wymagana jest wyraźna zgoda na przetwarzanie danych i kiedy wystarczy samo podanie informacji o przetwarzaniu. Jest to szczególnie istotne w przypadku typowych funkcji stron internetowych, takich jak formularze kontaktowe i subskrypcje biuletynu.
Europejskie rozporządzenie RODO/ oraz jego brytyjski odpowiednik UK GDPR określa jasne wytyczne dotyczące tego, kiedy wymagana jest zgoda, a kiedy wystarczą same informacje. Zrozumienie tych niuansów ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności i utrzymania zaufania osób odwiedzających Twoją witrynę. Przejdźmy do szczegółów.
Formularze kontaktowe
Kiedy użytkownik podaje swoje dane osobowe za pośrednictwem formularza kontaktowego na Twojej stronie internetowej, przetwarzasz jego dane w celu udzielenia odpowiedzi na jego zapytanie lub prośbę. W tym scenariuszu wyraźna zgoda zasadniczo nie jest wymagana na mocy RODO/UK GDPR.
Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest przepis RODO/UK GDPR dotyczący „uzasadnionych interesów”. Twoim uzasadnionym interesem jest komunikacja z potencjalnymi klientami lub klientami, którzy skontaktowali się z Tobą. Nadal jednak musisz podać jasne informacje o tym, w jaki sposób te dane będą przetwarzane.
Informacje te powinny obejmować takie szczegóły, jak:
• Rodzaje gromadzonych danych osobowych (np. imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości)
• Cel przetwarzania danych (udzielenie odpowiedzi na zapytanie)
• Okres przechowywania danych
• Wszelkie osoby trzecie zaangażowane w przetwarzanie danych (jeśli dotyczy)
• Prawa użytkownika dotyczące jego danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie itp.)
Ważne jest, aby podać te informacje w jasny i przystępny sposób, na przykład za pośrednictwem polityki prywatności lub informacji umieszczonej w widocznym miejscu obok formularza kontaktowego.
Formularz papierowy
Jeśli Twoi klienci wypełniają formularz w Twojej firmie, np. jeśli jesteś masażystą lub fotografem, i prosisz o wypełnienie formy przed świadczeniem usług podczas wizyty klienta w Twoim salonie, pamiętaj, że w tym formularzu musi być wzmianka o tym, w jaki sposób ich dane osobowe będą przetwarzane.
Czy na to przetwarzanie trzeba uzyskać zgodę, czy też wystarczy podanie informacji?
Jak należy to uwzględnić w formularzu?
Czy należy załączyć treści „Polityki prywatności” czy lepiej wydrukować jej postanowień i wystawić do wiadomości w siedzibie Twojej firmy zależy od kilku czynników.
Jeśli zdecydujesz się skorzystać z moich usług, zajmię się wszystkim, aby zapewnić Ci pełną zgodność z przepisami.
Rząd Wielkiej Brytanii jest uprawniony do podejmowania własnych „decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony” w odniesieniu do poziomu ochrony danych zapewnianego przez inne kraje lub organizacje międzynarodowe, które mogą różnić się od decyzji stwierdzających adekwatność podjętych przez Komisję Europejską.
Subskrypcje Newslettera
W przeciwieństwie do formularzy kontaktowych, subskrypcja biuletynu zazwyczaj wymaga wyraźnej zgody użytkownika zgodnie z RODO / UK GDPR. Dzieje się tak dlatego, że przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, takich jak wysyłanie biuletynów promocyjnych, nie jest uznawane za „uzasadniony interes” w rozumieniu rozporządzenia.
Aby uzyskać ważną zgodę należy:
Przedstaw użytkownikowi jasne, potwierdzające działanie, takie jak niezaznaczone pole wyboru lub oddzielny formularz subskrypcji.
Podaj konkretne, jednoznaczne informacje o tym, na co użytkownik wyraża zgodę, np. na otrzymywanie komunikacji marketingowej lub biuletynu od Twojej organizacji.
Upewnij się, że zgoda została wyrażona dobrowolnie, bez oszustwa, zastraszania lub przymusu.
Pozwól użytkownikom wycofać swoją zgodę tak łatwo, jak ją wyraził.
Należy pamiętać, że wstępnie zaznaczone pola lub domniemana zgoda wynikająca z bierności (np. nieodznaczenie pola) nie stanowią ważnej zgody w rozumieniu RODO/UK GDPR.
Oprócz uzyskania zgody należy także podać jasną informację o przetwarzaniu danych, zbliżoną do wymogów stawianych formularzom kontaktowym. Obejmuje to szczegółowe informacje o rodzajach gromadzonych danych, celach przetwarzania, okresach przechowywania danych i prawach użytkownika.
Łączenie zgody i informacji
W niektórych przypadkach może być konieczne połączenie wymogów dotyczących zgody i informacji.
Na przykład, jeśli planujesz wykorzystywać adresy e-mail zebrane w ramach subskrypcji biuletynu do dodatkowych celów poza wysyłaniem samego biuletynu (takich jak reklama ukierunkowana lub profilowanie), będziesz musiał uzyskać odrębną zgodę na te dodatkowe czynności przetwarzania.
Przejrzystość ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o zgodność z RODO/UK GDPR.
Dostarczając jasnych i przystępnych informacji o swoich praktykach przetwarzania danych oraz uzyskując w razie potrzeby ważną zgodę, okazujesz szacunek dla praw do prywatności osób odwiedzających Twoją witrynę i budujesz zaufanie do swojej marki.
Pamiętaj, że szczegółowe wymagania i najlepsze praktyki mogą się różnić w zależności od charakteru Twojej witryny, rodzaju gromadzonych danych i celów przetwarzania. Zawsze zaleca się skonsultowanie się z ekspertami prawnymi lub organami odpowiedzialnymi za ochronę danych w celu uzyskania wskazówek dotyczących zapewnienia pełnej zgodności z RODO w przypadku operacji online.
Kwestie dotyczące wieku
Uzyskując zgodę na przetwarzanie danych osobowych od użytkowników serwisu, należy wziąć pod uwagę ich wiek, gdyż osoby niepełnoletnie mogą podlegać dodatkowym zabezpieczeniom i wymogom wynikającym z RODO/UK GDPR.
W większości krajów europejskich dolny wiek umożliwiający wyrażenie ważnej zgody wynosi 16 lat. Jednakże w Wielkiej Brytanii granica wieku wynosi 13 lat. Jeśli Twoja witryna jest przeznaczona dla użytkowników poniżej tego progu wiekowego lub może być odwiedzana przez takich użytkowników, musisz podjąć dodatkowe środki.
Powinieneś w takiej sytuacji udostępnić dedykowany formularz lub mechanizm umożliwiający rodzicom lub opiekunom prawnym wyrażenie zgody w imieniu swoich dzieci na przetwarzanie ich danych osobowych.
Zgoda ta musi być możliwa do zweryfikowania i wyrażona poprzez działanie potwierdzające, takie jak wypełnienie i przesłanie formularza internetowego.
Należy pamiętać, że nie można polegać na zgodzie udzielonej przez dziecko w wieku poniżej granicy wieku, nawet jeśli ono samo próbowało ją wyrazić. Należy także przekazać jasne informacje o czynnościach związanych z przetwarzaniem danych w sposób zrozumiały zarówno dla dzieci, jak i ich rodziców lub opiekunów.
Zapewnienie kontroli użytkownika i korzystanie z praw
Oprócz uzyskania ważnej zgody, gdy jest to wymagane, istotne jest zapewnienie użytkownikom serwisu łatwych w obsłudze mechanizmów umożliwiających realizację ich praw wynikających z RODO.
Obejmuje to możliwość:
Rezygnacja z subskrypcji biuletynów lub komunikatów marketingowych:
Zaoferuj jasny i dostępny link lub formularz rezygnacji z subskrypcji w każdym wysyłanym biuletynie lub e-mailu marketingowym. Powinno to umożliwić użytkownikom wycofanie zgody na otrzymywanie przyszłych komunikatów za pomocą jednego kliknięcia lub przesłania.
Wycofaj zgodę na przetwarzanie danych:
Udostępnij dedykowany formularz lub mechanizm, który umożliwi użytkownikom wycofanie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. Dostęp do tego mechanizmu i korzystanie z niego powinno być równie łatwe, jak mechanizm wstępnej zgody.
Wykonywanie praw osób, których dane dotyczą:
Zgodnie z RODO osobom fizycznym przysługują różne prawa dotyczące ich danych osobowych, w tym prawo dostępu, sprostowania, usunięcia (prawo do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu wobec przetwarzania. Oferuj przyjazne dla użytkownika formularze lub portale internetowe, w których osoby fizyczne mogą składać wnioski o skorzystanie z tych praw.
Kiedy użytkownicy składają wnioski o skorzystanie ze swoich praw, niezwykle ważne jest posiadanie procesów pozwalających na weryfikację ich tożsamości, dokumentowanie żądań i udzielanie odpowiedzi w terminach określonych w RODO (zwykle jeden miesiąc, z potencjalnym przedłużeniem w skomplikowanych przypadkach).
Zapewniając te mechanizmy, umożliwiasz użytkownikom witryny zachowanie kontroli nad ich danymi osobowymi i demonstrujesz zaangażowanie Twojej organizacji w przestrzeganie ich praw do prywatności. Narzędziom tym powinny towarzyszyć jasne instrukcje i wytyczne, aby zapewnić użytkownikom zrozumienie, w jaki sposób skutecznie korzystać ze swoich praw.
Zaleca się również regularne przeglądanie i aktualizowanie mechanizmów zgody i kontroli użytkownika, ponieważ przepisy i najlepsze praktyki dotyczące ochrony danych mogą z czasem ewoluować. Zasięganie wskazówek prawnych lub konsultacja z organami odpowiedzialnymi za ochronę danych może pomóc w zapewnieniu zgodności procesów i przyjazności dla użytkownika.
Jeśli jesteś właścicielem firmy w UK, bądź zamierzasz rozpocząć swój biznes na terenie Wielkiej Brytanii pomocne mogą być usługi z innego zakresu, które znajdziesz na naszej stronie:
